Faire des ateliers ? Mieux travailler ensemble ? Produire des livrables en peu de temps ? Créer de la cohésion d’équipe ?… Bref, plein de bonnes raisons d’en réaliser !!! Mais dans quels cas en faire et à quel moment sur un projet avec une démarche design UX ? Voici quelques exemples.

1/ Pour créer une vision commune

Souvent quand on démarre un projet, chacun·e a un peu sa vision et son idée de celui-ci. Si on ne se concerte pas en amont, le risque est que chaque personne parte sur la représentation mentale qu’elle en a et que cela complexifie le projet et la communication entre ses membres. Le meilleur moyen de créer de la cohésion autour de celui-ci est de le co-construire. Cela se passera tout au long de la démarche mais d’autant plus au début.

Cet atelier est à recommander en début de projet mais il arrive qu’on doive le faire quand celui-ci est déjà bien entamé car on se rend compte de dysfonctionnements. Par exemple, j’ai dû le réaliser sur une mission où les Product Owners (PO) de chaque fonctionnalité du logiciel travaillaient sans se concerter. Résultat : le produit était incohérent et cela nuisait à son utilisation. Chaque PO me disait qu’ils travaillait sur son produit et j’ai eu une grande satisfaction quand ils m’ont dit à la fin de l’atelier qu’en fait non, ils étaient tous sur le même. J’ai pu continuer à accompagner le projet sur de bonnes bases solides.

2/ Pour trouver de nouvelles idées

Que ce soit en début de projet ou en plein milieu, l’atelier d’idéation (où l’on trouve des idées) est idéal pour sortir de sa zone de confort et aller un cran plus loin. Il peut être réalisé avec l’équipe projet, les utilisateurs et même des personnes de métiers diverses de l’entreprise. Seul prérequis : avoir un cerveau ! 😉

Pendant cet atelier, la personne qui le facilite (facilitateur / facilitatrice) va guider les équipes pour trouver des solutions à une ou plusieurs problématiques définies en avance. Souvent celles-ci sont issues des besoins et des problématiques rencontrées par les utilisateurs. Le but sera de trouver un maximum d’idées (même les plus farfelues) pour y répondre. 

Le piège dans lequel il ne faut pas tomber avec cet atelier est d’en ressortir seulement avec un amas d’idées. Qu’en fait-on ensuite ? Le mieux est de les prioriser en séance et de décider comment les gérer ensuite dans la suite du projet. 

3/ Pour prototyper un produit / service

Pas toujours facile de savoir comment agencer ses maquettes quand on conçoit un service ! L’atelier de prototypage est avantageux pour plusieurs raisons. La première est que si pendant cet atelier des corps de métiers différents sont invités, cela permettra de ne rien oublier qui pourrait impacter le mode de fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, vous invitez une personne qui travaille au service client, elle pourra dire à quel(s) moment(s) les éléments prototypés risquent de changer les process dans son service. Il est mieux de l’avoir sous la main pour réfléchir avec elle sur les solutions à apporter. De plus, si elle est présente, en plus de donner son expertise, elle sera directement impliquée dans le bon déroulement du projet (coucou accompagnement au changement !).

Le second gros atout de faire du prototypage à plusieurs (ça marche aussi avec des profils non experts tels que les utilisateurs), est que vous allez pouvoir aller un cran plus loin dans les idées à trouver. Avec les utilisateurs, ça permet de recueillir des besoins supplémentaires quand ils commencent à concrétiser les écrans. Par exemple, ils pourraient penser à une vue “carte” plutôt que simple “liste” pour répertorier des éléments car c’est un besoin qui n’était peut-être pas ressorti dans un premier temps lors de la phase de recherche utilisateur (l’implication des utilisateurs est idéale tout au long du projet). En plus de cela, vous pourriez utiliser des exercices tels que le “Crazy 8” ou le “6 to 1” qui permettent de travailler en équipe pour trouver des solutions prototypées à des problématiques parfois complexes sur lesquelles on bloque.

4/ Pour établir un plan d’action

On réalise très souvent des ateliers quand on est en phase de “divergence” (dans le double diamant du design thinking, c’est la phase où on élargit le sujet sur lequel on travaille en faisant des recherches ou en trouvant des idées par ex). On oublie parfois les phases de “convergence” (phase pendant laquelle on prend des décisions et on resserre le champ des possibles) et c’est souvent ce qui fait que le projet n’avance pas et que les personnes sont démotivées.

Faire des plans d’action et prendre des décisions est très important pour le bon déroulement d’un projet. Vous pouvez réaliser ce type d’atelier n’importe quand pendant la démarche UX. Parfois il faut prévoir un atelier entier sur cela pour tout programmer et d’autres fois, ce sera simplement un exercice à la fin d’un atelier sur un autre sujet. Voter pour prioriser des actions, prévoir des dates, décider qui fait quoi… Il est important que ce type d’information soit actée sinon vos ateliers retomberont comme des soufflets et seront jugés inutiles. De plus, les décisions prises pendant ces plans d’actions doivent s’inscrire dans le quotidien des personnes impliquées. La facilitation se passe pendant les ateliers mais aussi en dehors ! 😉

5/ Pour améliorer sa façon de travailler

Il y a toujours des choses à améliorer dans nos process de travail ! Pourquoi ne pas le faire lors d’un atelier ? Dans les méthodes agiles, on retrouve la fameuse “rétro” (rétrospective) qui permet de faire un état des lieux du sprint passé et ainsi de trouver des axes d’amélioration pour les prochains. Je pense que cette pratique pourrait profiter à tout type de projet quel que soit son mode de gestion. Au-delà du fait que cela permet d’améliorer les process, cela joue un rôle important dans les motivations de l’équipe. En effet, pendant cette séance, chaque personne peut faire part de ses frustrations, de ses idées d’amélioration, etc… 

Le piège ? Ne pas mettre en place les actions pour améliorer la situation par la suite ! Une fois actées les solutions, il faut mettre en place un plan d’action pour y arriver et ne pas créer encore plus de frustration. Le chantier est trop gros ? Découpez-le en plusieurs petits chantiers qui pourront être appliqués rapidement et amélioreront grandement la situation dans un premier temps.

J’espère que ces quelques pistes vous auront aidé à voir comment on peut intégrer des ateliers dans une démarche UX. Difficile de rentrer dans le détail de ceux-ci sachant que dans la plus grande majorité des cas, ce sont des ateliers sur mesure en fonction de l’objectif, de la situation (politique, contraintes, état du projet…), des personnes présentes, etc… J’espère cependant vous avoir convaincu·e d’esssayer si ce n’est déjà fait. Vous verrez que les personnes embarquées seront plus enthousiastes et adhéreront mieux au projet qu’avec une démarche “descendante”. 

Si vous voulez creuser le sujet, vous pouvez visionner le Design Bento Box “comment créer des ateliers UX ?” ou pour aller encore plus loin, vous pouvez vous inscrire à la formation du Laptop dédiée à la facilitation d’ateliers.