Vous cernez bien les spécificités des sessions en ligne et vous êtes parfaitement préparé  ? Il vous reste à adapter votre comportement pendant, pour prendre en compte la distance, lisser les difficultés, voire s’en faire une alliée pour animer vos ateliers.

Démarrer une session à distance : notre checklist 

Le facilitateur joue un rôle-pilier, encore renforcé à distance. Consolidée avec la communauté du Laptop, cette liste de balaie les points clés pour bien débuter une session en ligne : 

• Créer une ambiance. Quand tout le monde arrive, l’animateur donne le ton. Jouer de la musique, s’amuser avec les fonds d’écran, proposer des jeux, des sondages… A lui de dynamiser les échanges dès le début pour s’assurer que tous les participants soient actifs.
• Réguler les bruits extérieurs. Des sons génants dans la pièce d’un seul participant peuvent ruiner l’attention et la concentration de tous : un risque à anticiper lors de la session d’onboarding. Attention à bien expliquer que ce pouvoir de donner la parole ou mettre en sourdine n’est utilisé que pour le confort sonore du groupe
• Créer une proximité entre les participants. Selon qu’ils activent ou non le mode mosaïque, les participants ne voient  pas la même chose. Quand vous êtes nombreux, personne ne peut voir tout le monde d’un coup d’œil. Transposé dans le réel, cela revient à ce que personne ne sache où il se trouve dans la salle, ni à côté de qui. Difficile, dans ces conditions, de réussir à créer du lien ! A vous de trouver des parades  : créer de micro-interactions amusantes,  inciter les participants à porter des tenues originales, utiliser des éléments des appartements des uns et des autres.

Multiplier les ice breakers adaptés

Comme en présentiel, la source d’énergie principale d’un atelier à distance est l’enthousiasme du groupe ! Utilisez  l’environnement familier des participants, et repoussez  les limites de votre créativité. Quelques exemples de brise-glace à distance:

• former un orchestre ou une machine à distance, chacun en charge d’un son ou d’un mouvement ; 
• créer un chapeau en une minute avec n’importe quoi ;
• prendre une photo de sa fenêtre et la montrer ;
• composer son autoportrait ou présenter quelque chose que l’on aime en images et (éventuellement) laisser quelqu’un d’autre deviner de quoi il s’agit ;
• organiser une compétition de blind test en équipe ;
• faire 5 minutes de gym tonique  debout ;
• répondre à 4 questions en dessins et les présenter au groupe ;
• jouer à 2 vérités/ 1 mensonge, classique mais toujours efficace pour en apprendre plus sur les gens en rigolant ;
• décliner le bon vieux pierre-feuille-ciseaux… en ligne

Garder la vision d’ensemble et un oeil sur l’énergie

Respect de la parole de chacun, égalité des participants, temps contraint… la plupart des règles de base d’un atelier en présentiel s’appliquent aussi à distance. S’y ajoutent des principes propres au format à distance. L’une d’entre elles nous semble essentielle mais peut, selon les possibilités techniques, être complexe à réaliser : demandez à vos participants d’activer leur caméra ! Cela évitera les phénomènes de passager clandestin et sera plus agréable pour tout le monde.

Le facilitateur doit aussi fluidifier les transitions entre les sessions plénières et les ateliers en petits groupes. Attention durant ces derniers, à bien passer de salle en salle, pour bien accompagner tous les groupes sans perdre la vision d’ensemble.

Le niveau d’énergie de nos participants sera votre meilleur moteur ! Pour y prêter l’attention qu’il mérite et le stimuler au besoin, les membres de notre communautés recommandent de :

• nommer un « rapporteur » pour recueillir les informations qui pourraient échapper au facilitateur ;
• faire un « energy check » toutes les 20 minutes ou après chaque exercice, pour, si nécessaire, partir en pause ou proposer un icebreaker ;
• privilégier quiz, sondages et questions directes plutôt que réflexions solitaires ;
• prévoir des moments de détente pour dédramatiser la distance : jeux originaux, noms d’équipe…

Distribuer la parole et comprendre l’état émotionnel des participants

Une fois encore, la distance complique la tâche pour apprécier les nuances d’une expression, repérer l’incompréhension, l’ennui ou tout autre état émotionnel qui, en présentiel, nous mettrait immédiatement la puce à l’oreille.  Voici quelques outils pour mieux jauger l’état émotionnel  des  participants et réagir en fonction : 

• une grammaire visuelle à base de gestes, objets de couleur ou emojis, pour repérer qui souhaite parler, qui est d’accord, pas d’accord…  sans ajouter au bruit ambiant
• le Visiocube, à fabriquer chez soi pour aider à la communication non verbale
• des  Post-it de couleur (vert, jaune à orange) à brandier devant la caméra pour exprimer ses sentiments 
• des boards avec des personnages sympathiques représentant une palette d’humeurs pour inviter chacun à mettre une gommette avec son prénom sur l’image qui le représente le plus. 

En cas d’alerte, à vous de prendre acte et trouver une solution en groupe ou en individuel pour refaire monter le niveau d’énergie ou la motivation.

Aider les participants à atteindre leur objectif, les encourager à donner le meilleur d’eux-mêmes, veiller au confort de chacun, le facilitateur joue un rôle essentiel. Un rôle qui peut se compliquer en ligne, du fait de la distance automatiquement créée par l’écran. Pourtant, la technologie offre aussi de nouveaux outils à découvrir, tester, expérimenter avec nos participants, pour décupler notre pouvoir de liant.  Et vous, quelles techniques avez-vous mises en place pour faciliter réunions, formations et ateliers à distance avec plus d’efficacité ? 

Voir aussi : 

• Faciliter et animer à distance : quels changements ?
• Comment  se préparer pour faciliter à distance
• Notre webinar sur la facilitation à distance